Los mejores consejos para dominar los documentos colaborativos de Google

29 octubre, 2020

La pandemia a provocado que el trabajo, el estudio y las comunicaciones a distancia sean hábitos ya adoptados por muchas personas. Esto ha significado un crecimiento sustantivo al uso de herramientas de colaboración como las de Google, ya sean Documentos, Hojas de calculo y Presentaciones, entre muchas otras.

Si la pandemia te llevó a trabajar con estas herramientas hace poco tiempo, te invitamos a convertirte en un experto en esta era del teletrabajo para que puedas mantener una comunicación fluida y eficaz con tus colegas y compañeros/as de estudio. En esta ocasión, compartimos algunos consejos rápidos y muy sencillos para aprovechar las posibilidades que brindan los Documentos:

Mantén un diálogo con comentarios y sugerencias: en los documentos de Google se pueden dejar sugerencias de edición o comentarios a los participantes sin la necesidad de descargar y reenviar un archivo. Simplemente, se debe dar acceso de “editor” a las y los colaboradores. Además, al dejar un comentario se puede poner el símbolo @ a una o más personas para enviarles una notificación de revisión que les llegue de forma directa a su correo electrónico.
Ver cambios recientes y volver a otras versiones: Desde el historial de un archivo de Google se pueden ver los últimos cambios y también ver versiones anteriores de un documento. Además, puedes restaurar un archivo a una versión previa o guardar versiones con nombres específicos en caso de necesitarlas en el futuro.
Ordena tus textos: “Esquema” es una herramienta de los documentos de Google en Drive que reconoce los subtítulos con lo que los usuarios/as ordenan sus escritos y genera un índice automático que puede revisarse en una pestaña especial -con el ícono de un bloc de notas- instalada en el lado izquierdo de la pantalla. De esta manera, si quieres chequear un pasaje de un texto particularmente largo, simplemente puedes bucear en el esquema y hacer clic en el subtítulo que buscas para que la herramienta te dirija a ese fragmento del documento.
Editar sin conexión: Las herramientas de Google permiten crear, ver y editar archivos, incluso offline. Para ello, se debe habilitar el modo sin conexión desde la configuración de Google Drive. El archivo se actualizará para el resto de los/as participantes cuando se vuelva a acceder a internet.
Editar archivos provenientes de otras plataformas: Con la edición offline se puede editar, comentar y colaborar en archivos de Microsoft Office. Desde Google Drive se debe abrir una vista previa del archivo y seleccionar la opción de abrirla en Google. Luego de editar como lo harías normalmente en un archivo de Google, los cambios se guardarán en el archivo original de Office.
Aprovecha tu tiempo: Google cuenta con una opción en sus documentos que te permite ir directo al grano: el dominio “.new”, que te permite generar archivos nuevos directamente en la barra de direcciones de Chrome. De esta manera, si quieres crear un documento de Google solo escribe “doc.new”, y recuerda tener ingresada tu cuenta de Google para que los archivos se guarden correctamente.